1. Úvodní ustanovení
1.1 Tyto obchodní podmínky (dále jen „podmínky“) upravují práva a povinnosti mezi provozovatelem a uživatelem při používání služby Fakturožrout.
1.2 Provozovatelem je Martin Erdt, fyzická osoba podnikající, IČO 88050661, DIČ CZ8911200617, plátce DPH, se sídlem Na Bezděkově 1738, 256 01 Benešov, zapsaná v živnostenském rejstříku (dále jen „provozovatel“). Kontaktní e-mail: erdt.martin@medielsoft.cz.
1.3 Služba je určena podnikatelům a dalším osobám, které ji používají v rámci své podnikatelské nebo jiné samostatné výdělečné činnosti. Registrací uživatel potvrzuje, že službu takto používá. Na smlouvu se proto nepoužijí ustanovení o spotřebitelských smlouvách.
2. Pojmy
- Služba
- Webová aplikace Fakturožrout dostupná na adrese app.fakturozrout.cz a na adresách agend, včetně veřejného API, zákaznického portálu a souvisejících funkcí.
- Uživatel
- Osoba, která si ve službě založila účet.
- Účet
- Přístup uživatele chráněný e-mailem a heslem, případně dvoufázovým ověřením.
- Agenda
- Samostatná evidence jedné firmy nebo podnikající osoby ve službě, s vlastními doklady, kontakty, nastavením a členy.
- Vlastník agendy
- Uživatel, který agendu založil nebo jemuž byla předána; za agendu odpovídá a je smluvní stranou provozovatele.
- Data agendy
- Veškerý obsah, který uživatelé do agendy vloží nebo který v ní služba vytvoří (doklady, kontakty, platby, přílohy, nastavení, historie).
3. Registrace a účet
3.1 Smlouva mezi provozovatelem a uživatelem vzniká dokončením registrace a potvrzením e-mailové adresy. Uživatel při registraci souhlasí s těmito podmínkami.
3.2 Uživatel uvádí pravdivé a aktuální údaje. Údaje o firmě může služba doplnit z veřejných registrů (např. ARES); za jejich správnost v dokladech odpovídá uživatel.
3.3 Přihlašovací údaje jsou osobní a uživatel je chrání před zneužitím. Doporučujeme zapnout dvoufázové ověření. Podezření na zneužití účtu uživatel bez odkladu oznámí provozovateli.
3.4 Do služby se přihlašuje výhradně na adrese app.fakturozrout.cz. Provozovatel nikdy nežádá heslo e-mailem ani telefonem.
4. Rozsah služby
4.1 Služba umožňuje vystavovat a evidovat doklady, přijímat a párovat platby, odesílat doklady a upomínky e-mailem, vést sklad, exportovat podklady pro účetnictví a napojit další systémy přes API. Aktuální přehled funkcí je na stránce Funkce.
4.2 Provozovatel službu průběžně rozvíjí. Funkce může přidávat, měnit nebo nahrazovat, pokud tím podstatně nezhorší to, co uživatel ve službě již používá. Funkce označené jako zkušební mohou mít omezenou dostupnost.
4.3 Služba je technický nástroj. Nenahrazuje daňové, účetní ani právní poradenství. Za obsah dokladů, správné daňové posouzení, lhůty a splnění povinností vůči úřadům odpovídá uživatel. Výpočty služby vycházejí z údajů, které uživatel zadá.
4.4 Vygenerovaný soubor pro účetní program (např. POHODA, Money S3, DUEL) není sám o sobě úspěšným zaúčtováním. Výsledek importu ověřuje uživatel nebo jeho účetní v cílovém programu.
5. Agendy, členové a role
5.1 Jeden účet může mít přístup k více agendám. Každá agenda má vlastní adresu a vlastní seznam členů s rolemi, které určují, co člen v agendě smí.
5.2 Vlastník agendy rozhoduje o přizvání a odebrání členů a odpovídá za to, komu přístup k datům agendy dal. Jednání členů v agendě se vůči provozovateli považuje za jednání vlastníka agendy.
5.3 Propojení s agendou obchodního partnera vzniká jen oboustranným potvrzením. Doklady předané partnerovi tvoří v jeho agendě samostatnou kopii.
6. Cena a platební podmínky
6.1 Cenu služby a rozsah jednotlivých tarifů stanoví ceník zveřejněný na tomto webu. Dokud provozovatel ceník nezveřejní, poskytuje službu bezplatně a bez nároku na konkrétní rozsah či dostupnost.
6.2 Placené období, splatnost a způsob úhrady určí ceník a objednávka. O úhradě vystaví provozovatel daňový doklad.
6.3 Změnu ceny oznámí provozovatel e-mailem nejméně 30 dní před její účinností. Nová cena platí od dalšího placeného období; uživatel, který s ní nesouhlasí, může smlouvu do té doby vypovědět.
6.4 Při prodlení s úhradou může provozovatel po předchozím upozornění omezit agendu na režim pouze ke čtení a export. Data agendy se kvůli prodlení nemažou dříve, než uplyne lhůta podle článku 13.
7. Data uživatele
7.1 Data agendy patří uživateli. Provozovatel je používá jen k poskytování služby, k její bezpečnosti a k plnění zákonných povinností. Neprodává je, nesdílí je pro reklamu a nepoužívá je k trénování modelů umělé inteligence.
7.2 Uživatel může data agendy kdykoli exportovat funkcemi služby (PDF, CSV, ISDOC, účetní exporty, API).
7.3 Vystavené doklady se ve službě nepřepisují. Opravy probíhají opravnými doklady s vazbou na původní doklad a zůstávají v historii. Vystavený doklad nejde ve službě trvale smazat, aby uživatel mohl splnit povinnost uchovávat daňové doklady 10 let (§ 35 zákona o DPH).
7.4 Provozovatel pravidelně zálohuje data služby. Zálohy slouží k obnově po poruše, ne k obnově jednotlivých údajů smazaných uživatelem.
7.5 Odpovědnost za zákonné uchování vlastních dokladů nese uživatel. Před ukončením smlouvy si data agendy exportuje.
8. Zpracování osobních údajů pro uživatele
8.1 Data agendy obsahují osobní údaje odběratelů, dodavatelů a dalších osob, se kterými uživatel obchoduje. Pro tyto údaje je uživatel správcem a provozovatel zpracovatelem podle čl. 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Tento článek je smlouvou o zpracování osobních údajů.
8.2 Předmět a účel: uložení a zpracování údajů v rozsahu funkcí služby, které uživatel používá (vystavení a odeslání dokladů, párování plateb, upomínky, exporty, integrace).
8.3 Kategorie údajů a osob: identifikační a kontaktní údaje (jméno, firma, adresa, IČO, DIČ, e-mail, telefon), bankovní spojení, údaje o obchodních případech a platbách; odběratelé, dodavatelé, jejich kontaktní osoby a členové agendy.
8.4 Doba: po dobu trvání smlouvy a lhůty podle článku 13.
8.5 Provozovatel jako zpracovatel:
- zpracovává údaje jen na doložené pokyny uživatele, které tvoří nastavení a používání služby;
- zajišťuje, aby osoby s přístupem k údajům byly vázány mlčenlivostí;
- přijímá technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, zejména oddělení agend, šifrované spojení, řízení přístupu, audit změn a zálohování;
- bez zbytečného odkladu oznámí uživateli porušení zabezpečení, které se týká jeho údajů;
- pomáhá uživateli vyřizovat žádosti subjektů údajů a plnit povinnosti podle čl. 32 až 36 GDPR;
- po skončení smlouvy údaje vymaže podle článku 13, pokud zákon nevyžaduje jejich další uložení;
- poskytne informace potřebné k doložení těchto povinností.
8.6 Další zpracovatelé: uživatel uděluje obecný souhlas se zapojením dalších zpracovatelů. Jejich aktuální seznam je v zásadách ochrany osobních údajů. Změnu seznamu provozovatel oznámí předem a uživatel proti ní může vznést námitku; nelze-li jí vyhovět, může smlouvu vypovědět.
8.7 Údaje se zpracovávají v České republice a mimo Evropský hospodářský prostor se nepředávají.
9. Dostupnost a podpora
9.1 Provozovatel usiluje o nepřetržitou dostupnost služby, ale negarantuje ji. Plánovanou údržbu provádí přednostně mimo pracovní dobu a delší odstávku oznámí předem.
9.2 Podporu poskytuje provozovatel e-mailem na adrese erdt.martin@medielsoft.cz v pracovní dny.
9.3 Vady služby uživatel oznamuje bez zbytečného odkladu e-mailem s popisem, kdy a jak se projevily.
10. API a integrace
10.1 Klíč k API patří vždy jedné agendě a má výslovně určená oprávnění. Uživatel ho uchovává v tajnosti a při podezření na únik ho zneplatní.
10.2 Provozovatel může stanovit limity počtu požadavků a měsíční kvóty, aby chránil službu a ostatní uživatele.
10.3 Za systémy, které uživatel ke službě připojí (e-shop, pokladna, AI asistent), a za jejich zacházení s daty odpovídá uživatel.
11. Zakázané jednání
11.1 Uživatel nesmí službu používat k:
- vystavování fiktivních nebo klamavých dokladů a k jinému protiprávnímu jednání;
- rozesílání nevyžádaných obchodních sdělení;
- získání přístupu k cizím agendám, účtům nebo datům;
- zatěžování nebo narušování služby, včetně automatizovaného stahování mimo API;
- testování zabezpečení bez předchozího souhlasu provozovatele. Nalezenou zranitelnost prosíme hlásit na erdt.martin@medielsoft.cz.
11.2 Při závažném porušení může provozovatel přístup k účtu nebo agendě omezit nebo zablokovat a smlouvu vypovědět bez výpovědní doby.
12. Odpovědnost
12.1 Provozovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností. Neodpovídá za škodu vzniklou nesprávnými údaji zadanými uživatelem, jednáním členů agendy, výpadkem služeb třetích stran (např. banky, registrů, e-mailových serverů) nebo zásahem vyšší moci.
12.2 Celková náhrada škody je omezena částkou, kterou uživatel provozovateli zaplatil za službu za posledních 12 měsíců. Je-li služba poskytována bezplatně, je omezena částkou 10 000 Kč.
12.3 Omezení podle odstavce 12.2 se nepoužije na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti a na újmu na přirozených právech člověka.
13. Ukončení smlouvy
13.1 Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. Uživatel ji může kdykoli ukončit zrušením účtu nebo e-mailem. Již zaplacené období se nevrací, pokud provozovatel smlouvu neporušil.
13.2 Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 30 dní, kterou oznámí e-mailem, nebo bez výpovědní doby podle odstavce 11.2.
13.3 Po skončení smlouvy zůstanou data agendy ještě 30 dní dostupná vlastníkovi agendy pouze ke čtení a k exportu. Poté je provozovatel vymaže; ze záloh zmizí nejpozději do 90 dní.
13.4 Vymazání se netýká údajů, které musí provozovatel uchovat podle zákona pro vlastní potřebu, například dokladů o platbách uživatele za službu.
14. Změny podmínek
14.1 Provozovatel může tyto podmínky měnit, zejména kvůli změně funkcí služby, právních předpisů nebo bezpečnosti. Změnu oznámí e-mailem a ve službě nejméně 30 dní před její účinností.
14.2 Uživatel, který se změnou nesouhlasí, může smlouvu do dne účinnosti změny vypovědět. Pokračováním v používání služby po účinnosti změny ji uživatel přijímá.
15. Závěrečná ustanovení
15.1 Smlouva se řídí právem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem. Spory rozhodují obecné soudy České republiky.
15.2 Komunikace mezi stranami probíhá elektronicky, zejména e-mailem na adresu účtu uživatele a na adresu provozovatele.
15.3 Je-li některé ustanovení neplatné, ostatní ustanovení zůstávají v platnosti a strany je nahradí ustanovením s co nejbližším účelem.
15.4 Tyto podmínky jsou účinné od jejich zveřejnění na adrese www.fakturozrout.cz/obchodni-podminky.